Fachhochschule für öffentliche Verwaltung Nordrhein-Westfalen

Genehmigungsverfahren
Dienstreisen

Form/Verfahren

Die Durchführung von Dienstreisen bedarf grundsätzlich der schriftlichen Genehmigung durch die zuständige Stelle.

Für den Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise ist der aktuell gültige Antrag zu verwenden und vollständig auszufüllen.

Bei  Fachbereichsreisen/Arbeitskreisreisen o.ä. ist ein Sammelantrag zu stellen, in dem einmalig alle Teilnehmenden genannt werden. Die Reisekostenstelle wird eine Sammelgenehmigung fertigen und dem Antragssteller zur weiteren Verteilung zukommen lassen.

Original

Der Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise ist im Original einzureichen und bedarf einer originalen Unterschrift.

Anlagen

Erforderliche Anlagen

Dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise sind Anlagen in Form von Tagungsabläufen, Kostenaufstellungen, Einladungsschreiben, Flyer oder ähnliches beizufügen. Bei Auslandsdienstreisen ist ein ausführlicher Bericht beizufügen.

Votum

Votum der/des Vorgesetzten

Der Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise ist auf dem Dienstweg an die Reisekostenstelle zu richten und muss mit einem Votum des Vorgesetzten versehen sein. Reisen dürfen nur angeordnet werden, wenn sie dienstlich notwendig sind und der damit angestrebte Zweck nicht auf andere Weise mit geringerem Kostenaufwand (zum Beispiel durch Schriftwechsel, Ferngespräche usw.) erzielt werden kann. Forschungsreisen werden über das Dezernat 14 an die Reisekostenstelle versandt, damit ein Votum zum jeweiligen Forschungsbezug abgegeben werden kann.  

Reiseinformationen

Umfassende Reiseinformationen

Dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise sind umfassende Reiseinformationen beizufügen, sollten Serviceleistungen der Reisekostenstelle notwendig werden. Hierunter fallen Informationen die Flugreisen, Bahnreisen und Hotelübernachtungen betreffen (genaue Reisetage, Zeitangaben, gewünschte Sitzplätze oder ähnliches).

Reiseziel/ Beförderungsmittel

Reiseziel und Wahl des Beförderungsmittels sind anzugeben und gegebenenfalls zu begründen.

Die Wahl des Beförderungsmittels ist frei. Es soll nach Möglichkeit das wirtschaftlichste Beförderungsmittel genutzt werden. Die Vorschriften betonen den allgemeinen Sparsamkeitsgrundsatz und tragen dem Umweltschutzgedanken Rechnung. Aus Gründen des Umweltschutzes sind Dienstreisen und Dienstgänge vorrangig mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Bus/Bahn) durchzuführen.

Der dienstliche Einsatz von privaten Kraftfahrzeugen ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. 

Entschädigungen

Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung:
  • § 6 Abs. 1 und 2 LRKG

    Stehen regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht zur Verfügung oder liegen andere triftige Gründe für die Benutzung eines Kraftfahrzeuges vor, kann an Stelle des Einsatzes von Dienst- und Mietwagen auch die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges genehmigt werden. Hierfür wird eine Wegstreckenentschädigung von 0,30 Euro/km gewährt (§ 6 Abs. 1 LRKG NRW).

    Für Strecken, die nicht aus triftigen Gründen mit einem privaten Kfz zurückgelegt werden (§ 6 Abs. 2 LRKG NRW), beträgt die pauschalierte Wegstreckenentschädigung für die ersten 50 km 0,30 Euro, ab dem 51. km 0,20 Euro, höchstens jedoch 100,00 Euro je Dienstreise. (Dienstreise = Hin- und Rückweg)

    Die Entschädigung erhöht sich bei der Mitnahme von Dienstreisenden (bitte namentlich angeben) um 0,02 Euro/Person beziehungsweise bei Dienstgut mit mehr als 40 kg Gewicht um 0,02 Euro/km (Mitnahmeentschädigung). Bei der Mitnahme von Dienstreisenden für mehr als die Hälfte der Strecke steht die große Wegstreckenentschädigung zu.

  • Zeitpunkt des Eingangs bei der Reisekostenstelle

    Dienstreisen und Dienstgänge dürfen nur dann angetreten werden, wenn sie vorher genehmigt worden sind. Werden Dienstreisen ohne Genehmigung angetreten, kann dies zum Verlust des Unfallversicherungsschutzes führen.

    1. Inland: 1 Woche vor Reiseantritt
    2. Ausland: 3 Wochen vor Reiseantritt

    Hierbei ist der Dienstweg mit einzuplanen.

  • 30-km-Grenze nach § 4 Abs. 2 LRKG NRW

    Sollte der Dienstort mehr als 30 km von dem Wohnort entfernt liegen, können Dienstreisen erst ab dem Dienstort berechnet werden. Ebenso betrifft dies die Buchung von Fahrkarten. Es wird stets das Sparsamkeitsprinzip beachtet.

    Sollte eine Bahnverbindung vom Wohnort teurer sein als eine, die vom Dienstort startet, wird der Mehrpreis mit der nächsten Reisekostenabrechnung verrechnet und geht zu Lasten des Antragsstellers.