Fachhochschule für öffentliche Verwaltung Nordrhein-Westfalen

Prozessportal
Qualitätsmanagement

Was ist ein Prozess?

Eigentlich ist es ganz einfach – allgemein formuliert können alle Tätigkeiten, die Eingaben (wie Anträge, Arbeitsaufträge, Ereignisse, Anfragen, etc.) in Ergebnisse umwandeln, als Prozesse bezeichnet werden. Die einzelnen Tätigkeiten können in gegenseitigen Abhängigkeiten oder Beziehungen zueinander stehen oder aufeinanderfolgen und sich bedingen. Geplant und gelenkt stellen Sie einen Mehrwert für jede Organisation dar und tragen so zu einer klaren und im besten Falle einfachen sowie reibungslosen Durchführung von Aufgaben bei. Wichtig ist hierbei natürlich, dass Aufgaben und Arbeitsschritte bekannt sind und Verknüpfungen zu anderen Tätigkeiten und Bereichen erkannt werden. Neben Prozessbeschreibungen bietet es sich an, Abläufe grafisch zu visualisieren.

Prozessorientiertes QM

Seit der Einführung eines prozessorientierten Qualitätsmanagements an der FHöV NRW steht der „Ablauf“ im Vordergrund, immer mit dem Ziel, dass Aufgaben direkter und vor allem sicher realisiert werden können. Prozessbeschreibungen (insbesondere die grafische Abbildung in Form von Fluss- beziehungsweise Ablaufdiagrammen) hat folgende Vorteile:

  • Zusammenhänge von Aufgaben und die Reihenfolge von Arbeitsschritten sind erkennbar
  • Zuständigkeiten werden verdeutlicht und so gestärkt
  • Transparenz wird geschaffen, um die Zusammenarbeit zu verbessern, sodass Reibungsverluste und Störungen minimiert werden können (wird ein Ergebnis schneller erzielt, motiviert dies zur dynamischen Weiterarbeit)
  • Fehler- und Schnittstellen werden effektiver lokalisiert (Was kann an welcher Stelle verbessert oder vereinfacht werden? Was funktioniert besonders gut?)
  • Der Umfang übergreifender Aufgaben und komplizierte Sachverhalte können visuell einfach dargestellt werden, eine gemeinsame Sprache wird ermöglicht und Vorgänge können einheitlich bearbeitet werden
  • Einarbeitungen neuer Mitarbeiter oder in neue Aufgaben werden unterstützt, indem Informationen zur Verfügung gestellt, Abläufe klar definiert, kompakt beschrieben und verständlich abgebildet werden
  • Sicherheit und vertieftes Verständnis für Tätigkeiten (für mitwirkende und auch außenstehende Personen)
  • Eine grafische Darstellung ist gut nachzuvollziehen und passt sich leicht Veränderungen an

Ob Unterstützung-, Führungs-, oder Kernprozesse (sie richten sich direkt an den jeweiligen Adressaten/Kunden) - eine klare Darstellung bietet für alle Bereiche und Tätigkeiten ein besseres Verständnis der Abläufe und macht Zusammenhänge deutlich. Dabei ist es nie statisch und passt sich Veränderungen an. In unserer Fachhochschule wurde bereits in der Vergangenheit Bedarf, Abläufe festzuhalten, zu beschreiben und darzustellen geäußert und erkannt. Gemeinsam mit den am Prozess mitwirkenden und verantwortlichen Personen wurden Arbeitsabläufe genau betrachtet, analysiert und in eine verständliche Form gebracht. Denn wer könnte einen Prozess besser beschreiben, als die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter, der den Prozess selbst nutzt? In Ablaufdiagrammen dargestellt, werden die gesammelten und grafisch aufbereiteten Prozesse in ProFHi® (Prozessportal) allen Hochschulangehörigen zur Verfügung gestellt.

Prozesslandkarte

Prozesslandkarte

ProFHi®

Seit Juni 2014 bietet ProFHi®, das Prozessportal der FHöV NRW, allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, sich über bereits beschriebene und abgebildete interne Abläufe zu informieren. Ein schneller und direkter Zugang zu wichtigen Informationen ist so möglich.
Gemeinsam mit den am Prozess mitwirkenden und verantwortlichen Personen wurden Arbeitsabläufe abgebildet und analysiert. Denn wer könnte einen Prozess besser beschreiben, als die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihn selbst nutzen? ProFHi® ist ein lebendiges System. Das Prozessportal unterliegt einem ständigen Verbesserungsprozess. Ihre Ideen und Anregungen tragen dazu bei, dass sich ProFHi® weiterentwickelt. Diese sind gerne an  zu richten und werden von Michaela Meinerzhagen und Stefan Geitel aus dem Dezernat 14 bearbeitet.

Die Marke ProFHi®

Der Name ProFHi® ist seit dem 22. November 2016 offiziell beim Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) als Marke der FHöV NRW eingetragen.

Vorteile von ProFHi®

  • Gesammelte Prozesse und Informationen sind schnell und direkt zugänglich
  • Die eigenen Tätigkeitsfelder (sofern sie beschrieben wurden) stehen jederzeit an zentraler Stelle für eine Einsicht zur Verfügung; dies stellt sicher, dass Abläufe auch eingehalten werden können
  • Neue Mitarbeiter können sich auf eine leichte Art und Weise über ihre Prozesse, bestehende Vorgaben und Zusammenhänge informieren
  • Die in ProFHi® (im Prozessportal) gesammelten Prozesse sind einheitlich gestaltet, wodurch das Verständnis für den Aufbau und die Abläufe geschaffen wird
  • Die mit den Arbeitsschritten verknüpften aktuellen Vorgaben, Hinweise, Informationen und Formulare (mitgeltende Dokumente) verhindern, dass durch das Vorliegen veralteter Versionen, Arbeitsschritte falsch oder unter Umständen wiederholt durchgeführt werden
  • Mitgeltende Dokumente können sofort aufgerufen werden und müssen nicht erst an einer anderen Stelle gesucht werden; das erspart Zeit (und manchmal auch Nerven)